Учет товаров Виртуального склада в конфигурации Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0

13.09.2019

Общая информация

На базе действующей информационной системы «Электронные счета-фактуры» в рамках проекта Всемирного банка реализован модуль «Виртуальный склад» с целью отслеживания перемещения товаров, к которым применяются пониженные ставки таможенных пошлин.

Модуль «Виртуальный склад» ИС ЭСФ систематизирует учет товаров путем автоматизированного оприходования товаров и автоматического подсчета остатков. В модуле будет храниться информация о складах налогоплательщиков и электронные документы, с помощью которых производится приход на склад товаров, перемещение и списание таких товаров с Виртуального склада, другими словами предоставлена возможность ведения остатков товаров виртуального склада в режиме «онлайн».

Обратим внимание, что количество складов, отражаемых в модуле «Виртуальный склад», должно соответствовать количеству фактически имеющихся у налогоплательщика складов для корректности списания товаров, числящихся на складах в учетных системах налогоплательщиков, и складах, создаваемых в модуле.

Товары Виртуального склада

Товары Виртуального склада – это товары, код ТН ВЭД которых входит в «Перечень товаров», по которым электронные счета-фактуры выписываются посредством модуля «Виртуальный склад» ИС ЭСФ, утвержденный Приказом Первого заместителя Премьер-Министра Республики Казахстан – Министра финансов РК от 23.04.2019 год № 384.

Согласно данному Приказу на 01.07.2019 обязательство выписки ЭСФ с помощью модуля «Виртуальный склад» у налогоплательщиков, реализующих:

  • автотранспортные средства, по которым применяется пониженные ставки таможенных пошлин;
  • холодильное оборудование;
  • мониторы и проекторы;
  • сахар-сырец;
  • товары, в случае использования плательщиками НДС контрольных счетов в соответствии со статьей 433 Налогового кодекса.

С 01.10.2019 года появится обязательство выписки ЭСФ с помощью модуля «Виртуальный склад» у налогоплательщиков, реализующих:

  • пылесосы;
  • фотокамеры с моментальным получением готового снимка;
  • электрические нагреватели сопротивления.

Подготовка и переход на учет товаров Виртуального склада в конфигурации

В конфигурации реализована возможность обмена данными с модулем «Виртуальный склад» ИС ЭСФ.

Для включения такой возможности необходимо произвести настройки по переходу на учет товаров Виртуального склада с помощью специального помощника «Помощник перехода на учет товаров ВС», который находится в разделе «Администрирование» – «Общие настройки» – «Виртуальный склад».

Помощник перехода на учет товаров ВС

Рассмотрим настройки шагов перехода для создания и сопоставления складов модуля с учетными складами налогоплательщиков, способов заполнения цены товаров в электронных документах виртуального склада, а также настройки ввода начальных остатков товаров виртуального склада.

Настройка «Помощника перехода на учет товаров ВС» включает в себя следующие этапы:

Определение даты перехода на учет товаров ВС

На данном этапе налогоплательщики определяют дату перехода, а именно с какого момента необходимо вести учет товаров на ВС.

Определение даты перехода на учет товаров ВС

Настройки подключения

Происходит проверка доступа к модулю «Виртуального склада» ИС ЭСФ для возможности обмена данными:

Подключение к ИС ЭСФ

Подключение к ИС ЭСФ

Подключение к модулю «Виртуальный склад» ИС ЭСФ

Подключение к модулю Виртуальный склад ИС ЭСФ

Настройки заполнения электронного документа виртуального склада (ЭДВС)

На данном этапе определяется способ заполнения цены в ЭДВС. Предлагаются следующие варианты заполнения цены:

  • По себестоимости – способ означает, что цены товаров в ЭДВС будут формироваться по себестоимости;
  • По типу цены – такой способ формирование цены товара в ЭДВС означает, что дополнительно необходимо выбрать тип цены, по которому должно производиться заполнение цены (приходная, розничная и т.д.)

    Настройки заполнения электронного документа виртуального склада
  • Фиксированным значением – при таком способе заполняется фиксированное значение цены, которое должно заполняться в ЭДВС.

    Фиксированное значение цены ЭДВС

Загрузка справочника ГСВС

Загрузка справочника ГСВС – происходит загрузка данных Глобального справочника Виртуального склада с помощью кнопки «Загрузить справочник ГСВС». На дату перехода на учет товаров по Виртуальному складу глобальный справочник содержит актуальный перечень товаров, подлежащих учету на ВС.

После загрузки справочник ГСВС можно открыть в разделе «Номенклатура и склад» – «Виртуальный склад» – «Справочники и настройки» – «Номенклатура ГСВС».

Загрузка справочника ГСВС

Именно по данному справочнику в конфигурации происходит «распознавание» признака учета товара Виртуального склада, так как справочник содержит классификацию товаров по кодам ТН ВЭД и КП ВЭД. Также для каждой номенклатурной позиции учитываются признаки:

  • перечня изъятий;
  • признак учета на виртуальном складе;
  • признак товара двойного назначения;
  • признак уникального товара.

На заметку!

Справочник ГСВС необходимо обновлять, так как уполномоченный орган может вносить в него изменения. Обновление справочника ГСВС можно настроить автоматически с помощью «Настройки обмена электронными счетами-фактурами», которая расположена в разделе «Администрирование» – «Общие настройки» – «Электронные счета-фактуры» – «Настройка электронных счетов-фактур» – «Синхронизация по расписанию».

Обновление и синхронизация глобального справочника Виртуального склада

Настройка Виртуальных складов

Перед тем, как выполнять настройку сопоставления складов необходимо в первую очередь произвести создание складов в модуле «Виртуальный склад» ИС ЭСФ.

Загрузка складов в конфигурацию с модуля осуществляется на данном этапе с помощью ссылки «Помощник получения (API) и настройки виртуальных складов».

Помощник получения (API) и настройки виртуальных складов

Наличие API-интерфейса позволяет осуществлять интеграцию Виртуального склада с конфигурацией.

С помощью Помощника выбираем организацию, для которой происходит получение виртуальных складов. Далее по кнопке «Получить виртуальные склады» выполняется получение виртуальных складов, которые можно открыть в разделе «Номенклатура и склад» – «Виртуальный склад» – «Справочники и настройки» – «Виртуальные склады».

Получить виртуальные склады

Обратите внимание, что в конфигурацию будет загружен склад для нераспределенных товаров. Для чего он нужен? Он необходим в конфигурации для того, чтобы поступившие товары сначала поступали на Нераспределенный склад, а налогоплательщик дальше распределял на какой именно склад необходимо оприходовать товар. В карточке Нераспределенного склада отмечается «Признак оприходования по ЭСФ, ДТ и ФНО 328.00».

Нераспределенный склад

Заключительным этапом является сопоставления складов, который выполняется с помощью кнопки «Заполнить (сопоставить)». Таким образом, программа автоматически устанавливает соответствие складов по наименованию.

Помощник получения и сопоставления складов

Данные по сопоставлению складов записываются в Регистр сведений «Соответствие складов и виртуальных складов», который расположен в разделе «Номенклатура и склад» – «Справочники и настройки».

Регистр сведений Соответствие складов и виртуальных складов

Настройка ввода начальных остатков

Ввод начальных остатков оформляется в конфигурации документом «ЭДВС» с типом документа «Остатки» для каждого виртуального склада отдельно.

Ввод остатков можно сформировать двумя способами:

  • По товарам организаций (БУ) – заполняются сведения из регистра накопления «Товары организаций (БУ)». Важно отметить, что сведения товаров по источникам происхождения должны быть заполнены в системе корректно, а именно номер декларации, способ происхождения, признак происхождения, номер строки ГТД/Заявления, код ТН ВЭД, так как правильное заполнение влияет на перенос сведений документ ЭДВС. Если данные в ЭДВС будут сформированы не корректно, то отправка ЭДВС с типом документа «Остатки» в модуль «Виртуальный склад» будет невозможна из-за отсутствия достаточных данных;
  • По данным бухгалтерского учета – будут заполнены сведения по товарам согласно данным бухгалтерского учета.

Настройка ввода начальных остатков - По товарам организаций

Важно!

Если к моменту перехода на учет товаров на Виртуальный склад в конфигурации был включен учёт товаров организаций по источникам происхождения, то лучше указать способ «По товарам организаций (БУ)».


На последнем этапе необходимо сравнить остатки по товарам организаций по источникам происхождения и товарам виртуального склада с помощью кнопки «Сравнить остатки».

Сравнить остатки

Сравнив остатки учетных данных товаров и товаров виртуального склада в конфигурации, переходим к механизму формирования источников происхождения формирование движений товаров с помощью Электронного документа виртуального склада.

Принцип формирования источника происхождения товаров Виртуального склада

После перехода системы на учет товаров Виртуального склада, учет товаров по источникам происхождения товара будет формироваться по-другому. Теперь источники происхождения автоматически будут подбираться из остатков регистра накопления «Товары на виртуальных складах» по методу ФИФО.

Обратите внимание, что источники происхождения в конфигурации после перехода на учет товаров Виртуального склада будут формироваться только с помощью следующих документов:

  • Электронный документ виртуального склада (ЭДВС);
  • Электронный счет – фактура.

Это означает, что следующие первичные документы не содержат информацию по источнику происхождения товара и не дают движения в регистры накопления по товарам организаций (БУ) и товарам виртуального склада:

  • Поступление ТМЗ и услуг;
  • Реализация ТМЗ и услуг;
  • Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов;
  • ГТД по импорту;
  • Отчет производства за смену;
  • Комплектации ТМЗ;
  • Оприходования ТМЗ;
  • Перемещения ТМЗ;
  • Списания ТМЗ.

Каким же образом мы получаем информацию по источнику происхождения в конфигурации?

Как уже было сказано выше, информация по источнику происхождения товара формируется в документе «Электронный документ ВС», который находится в разделе «Номенклатура и склад» – «Виртуальный склад» – «Документы».

Электронный документ ВС

На основании первичных документов по учету товаров и документа «Электронный счет-фактура (полученный)» с помощью режима ввода на основании создается документ «ЭДВС». После успешной обработки ЭДВС модулем «Виртуальный склад» необходимо его провести. В момент проведения документа ЭДВС формируется источник происхождения товара.

Например, налогоплательщиком получен «Электронный счет-фактура», в которой в разделе «G. Товары» содержится информация по товару виртуального склада.

Электронный счет-фактура раздел G. Товары

Источник происхождения по товару виртуального склада будет сформирован в документе «Электронный счет-фактура (полученный)» в графе «Источник происхождения».

Источник происхождения товара Виртуальный склад

Источник происхождения содержит расширенную информацию о товаре, в том числе о присвоенном номере идентификатора товара, кода ГСВС, документа партии (документ, на основании которого сформирован источник).

Идентификатор товара присваивается в модуле «Виртуального склада» автоматически и создан для того, чтобы проследить за перемещением товаров в автоматическом режиме с момента поступления или производства до реализации товаров.

Открыть справочник «Источники происхождения товаров» можно в разделе «Номенклатура и склад» – «Виртуальный склад» – «Справочники и настройки».

Формирование Электронного документа Виртуального склада (ЭДВС) и отправка в модуль «Виртуальный склад» ЭДВС

Электронный документ виртуального склада предназначен для обмена данными по учету товаров между учетной системой налогоплательщика и модулем «Виртуального склада».

Формирование Электронного документа Виртуального склада

В Электронном документе виртуального склада предусмотрены следующие типы форм:

Производство – такой тип формы заполняется на основании учетных документов:

  • «Отчет производства за смену»;
  • «Поступление из переработки».

    Поступление из переработки

Остатки – заполняется на основании документов:

  • «Оприходование ТМЗ»;
  • «Поступление ТМЗ и услуг».

Данные Электронного документа с типом формы «Остатки» будут сформированы в конфигурации при переходе на учет товаров Виртуального склада согласно выбранного способа формирования остатков. В таком документе информации по отражению учетного документа не будет.

Сформированный электронный документ с типом формы «Остатки» при наличии товаров виртуального склада отправляются в модуль «Виртуальный склад». При успешной обработке электронный документ приобретает статус – «Документ успешно принят сервером ВС».

Если электронный документ с типом формы «Остатки» не содержит товаров виртуального склада, то документ не отправляется в модуль «Виртуальный склад», но должен быть оформлен для корректного отражения товаров в регистре накопления «Товары виртуального склада».

Товары виртуального склада

В разделе «Товары» на закладке «Товары виртуального склада» заполняются не более двухсот строк, если остатков товаров виртуального склада больше, то в конфигурации будут создаваться ещё Электронные документы виртуального склада с типом формы «Остатки».

Остатки Виртуального склада

При проведении электронный документ создает движение в регистр накопления «Товары на виртуальных складах».

Регистр накопления Товары на виртуальных складах

Внутреннее перемещение – заполняется на основании документов:

  • «Перемещение ТМЗ»
  • «Электронный счет-фактура (полученный)».

Данный тип формы предназначен для перемещения товаров с одного склада налогоплательщика на другой.

При получении налогоплательщиком документа «Электронный счет-фактура (полученный)» от поставщика товары попадают на Нераспределенный склад. Для того, чтобы переместить такие товары на склад налогоплательщика необходимо в документе «Электронный счет-фактура (полученный)» с помощью режима ввода на основании по кнопке «ЭДВС» создать «Электронный документ виртуального склада». Тип формы в таком документе автоматически приобретает – «внутреннее перемещение».

Важно!

Обратите внимание, что при получении «Электронный счет-фактура (полученный)» Электронный документ виртуального склада нужно формировать в конфигурации как по прочим товарам, так и по товарам виртуального склада. Разница в формировании Электронных документов по внутреннему перемещению товаров заключается в том, что перемещение товаров виртуального склада подлежит отправке в модуль «Виртуального склада», а по товарам не подлежащих учету на виртуальном складе Электронный документ не подлежит отправке в модуль.

В случае необходимости отправки товаров на ВС состояние электронного документа по товарам виртуального склада – «Документ готов к отправке в модуль ВС». Табличная часть по таким товарам заполняется на закладке «Товары Виртуального склада».

Документ готов к отправке в модуль ВС

На закладке «Склад» Электронного документа виртуального склада отражается информация по складу-отправителю и складу-получателю товаров.

Склад-отправитель и склад-получатель товаров

После отправки электронного документа и его успешной обработки состояние документа меняется на «Документ успешно принят сервером ВС».

Документ успешно принят сервером ВС

В случае оформления товаров, не подлежащих учету на виртуальном складе состояние электронного документа – «Документ не подлежит отправке в модуль ВС (отсутствуют товары Виртуального склада)».

Документ не подлежит отправке в модуль ВС

Табличная часть по таким товарам заполняется на закладке «Прочие товары».

Прочие товары

Проведенный Электронный документ Виртуального склада формирует движения в регистр накопления «Товары на виртуальных складах» с Нераспределенного склада с видом движения «Расход» на склад налогоплательщика с видом движения «Приход».

Товары на виртуальных складах

Списание – заполняется на основании учетных документов:

  • «Списание ТМЗ»;
  • «Требование-накладная».

Списание товара

Данный тип форм предназначен для списания товаров виртуального склада. В документе необходимо указать причину списания товаров.

Корректировка остатков – заполняется на основании документов:

  • «Оприходование ТМЗ»;
  • «Поступление ТМЗ и услуг».

Корректировка остатков

Предназначен только для увеличения остатков товаров, которые имеются на «Виртуальном складе», когда внесены остатки, но отражено не правильное количество товаров.

Детализация – заполняется на основании документа «Комплектации ТМЗ»

Вид детализации может быть следующий:

  • Конвертация между разными единицами измерения;
  • Комплектация;
  • Разукомлектация;
  • Пересортица;
  • Редактирование данных.

Детализация комплектации ТМЗ

Например, если согласно Инвентаризационной описи запасов у налогоплательщика выявился пересорт товаров, то необходимо отредактировать движения товаров на Виртуальном складе. Для этого в Электронном документе виртуального склада выбирается тип формы «Детализация» с видом детализации «Пересортица».

Пересортица

В табличной части в разделе Е 1 заполняется информация по исходному товару, в разделе Е 2 формируется информация по товару, имеющемуся на складе.

Исходный товар и имеющийся на складе

При проведении электронного документа формируются движения в регистр накопления «Товары на виртуальных складах», где по исходному товару вид движения – «Расход», по корректному наименованию товара – товару после произведенной пересортицы вид движения «Приход».

Приход-Расход

Физическая метка

Этот тип формы предназначен для ввода физических меток товара, который ранее учитывался как обычный товар. После присвоенного признака уникальности товара в Глобальном справочнике Виртуального склада такой товар должен быть реализован как уникальный товар.

Тип формы “Физическая метка” не подлежит отражению в учете.

Физическая метка

Перемещение по импорту – заполняется на основании документов:

  • «ГТД по импорту»;
  • «Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов».

Тип формы предназначен для перемещения товаров, приобретенных по импорту с Нераспределенного склада на склад налогоплательщика.

Перемещение по импорту

Перемещение между филиалами

Заполняется на основании документа «Реализация ТМЗ и услуг» с видом операции «Передача структурному подразделению» и доступна для перемещения товаров между филиалами, выделенными на отдельный баланс.

Перемещение между филиалами

Перемещение между филиалами

Выводы

Подводя итоги статьи еще раз обратим внимание на то, что необходимо корректно в конфигурации отражать информацию по источникам происхождения по приобретаемым и произведенным товарам, так как ввод остатков при переходе на учет по товарам на Виртуальный склад напрямую зависит от введенной информации по источнику происхождения.

Формирование источников происхождения по товарам в конфигурации рассмотрен в статье «Переход на учет товаров по источникам происхождения».